Van receptenboek naar realtime grip

In het Brabantse Udenhout maakt Chocolaterie Albèrt al ruim veertig jaar chocolade met een eigen handtekening. Wat in 1982 begon, is uitgegroeid tot een familiebedrijf met zo’n vijftig medewerkers dat meer dan 350 speciaalzaken en afnemers bedient,  via eigen winkels, franchise en verkooppunten in de Benelux en daarbuiten. Daarnaast maakt de chocolaterie werk op maat voor bedrijven, van logo’s in chocolade tot seizoensartikelen.

Het is een echt familiebedrijf, met een platte structuur en korte lijnen. Uitzonderlijke kwaliteit, originele vormgeving en unieke melanges staan voorop, samengevat in hun eigen “We love chocolate”. Om dat waar te maken verwerkt Albèrt jaarlijks ruim 180 ton chocolade en 90 ton vulling.

Constante kwaliteit is de belangrijkste belofte van Chocolaterie Albèrt, en die belofte staat of valt met de receptuur. In veertig jaar zijn er honderden recepten ontstaan, tot in detail uitgewerkt, want zonder een strak recept geeft iedereen er onbedoeld zijn eigen draai aan, en verschilt het eindresultaat per medewerker.

Het probleem: die recepten leefden grotendeels in zelfgemaakte receptenboeken en in de hoofden van ervaren mensen. De bestaande bedrijfssoftware was te beperkt om ze goed vast te leggen. Naarmate het bedrijf groeide, werd dat een risico voor de kwaliteit, voor de kennisoverdracht en voor de tracering die in de voedingsproductie geen luxe maar noodzaak is. De vraag was dus niet “welk systeem hebben we nodig”, maar “hoe houden we grip op onze kwaliteit en kennis terwijl we blijven groeien”.

Zolviq begon niet bij de software, maar op de werkvloer. Voordat er ook maar iets gebouwd werd, dook Dennis van Helvert, Solution Architect bij Zolviq, eerst de productie in om te begrijpen hoe er écht gewerkt wordt: hoe een recept ontstaat, hoe grondstoffen binnenkomen, waar kwaliteit gemaakt of verloren wordt. Pas met dat beeld op tafel bepaalde hij de oplossing.

Juist die volgorde, eerst de organisatie doorgronden, dan pas het systeem maakte het verschil. Het leverde geen generieke IT-oplossing op, maar iets dat naadloos aansluit op de manier waarop Chocolaterie Albèrt werkt.

De uitkomst is een maatwerk-app, gebouwd op het Microsoft Power Platform met Power Apps, als uitbreiding op Microsoft Dynamics 365 Business Central, de bedrijfssoftware die de chocolaterie al gebruikte. Recepten worden nu in duidelijke deelstappen vastgelegd, inclusief foto’s, beschrijvingen en de juiste machine-instellingen. Ook een deel van de productieplanning, het uitvoeren van productieorders en het scannen van producten loopt via de app, allemaal te bedienen vanaf tablets op de werkvloer.

Tracering zit ingebouwd: mocht er iets mis zijn met een grondstof, dan is direct te achterhalen in welke producten die verwerkt is. En omdat alles binnen de Microsoft-standaard is gebouwd, blijft de chocolaterie compliant en groeit ze mee met toekomstige updates, geen kwetsbaar maatwerk-eiland, geen lock-in. Afgeronde recepten en aantallen gaan via het Power Platform automatisch terug naar Business Central, zodat de voorraad continu klopt.

Waar receptuur eerst in boeken en hoofden zat, is de kennis nu geborgd en voor iedereen op elk moment beschikbaar. Iedereen werkt met exact hetzelfde, actuele recept; verandert er iets, dan weet elke collega dat direct. Dat borgt de constante kwaliteit die de klanten van Albèrt gewend zijn, en maakt fouten een stuk onwaarschijnlijker.

Tegelijk kan de chocolaterie sneller traceren, houdt ze de voorraad realtime bij en is kennis niet langer afhankelijk van één persoon. Het vakmanschap blijft leidend, de techniek zorgt er alleen voor dat het schaalbaar en overdraagbaar wordt. Precies wat een groeiend familiebedrijf nodig heeft.

Ook grip op je groei? Herken je dit, kritische kennis die in hoofden en losse documenten zit, terwijl je bedrijf groeit? Met de Zolviq Groeiscan brengen we samen in kaart waar jij grip kunt winnen: op je processen, je kwaliteit en je groei.